アイゼンハワー・マトリクスを使って時間やタスクをうまく管理しよう!

アメリカ第34代大統領のアイゼンハワーの「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」という言葉を聞いたことはありますか?

アイゼンハワーは州間高速道路のシステムを作ったりNASAを創設した人物として知られていますが、時間管理の達人と言われ、非常に生産的な人物でした。

そんなアイゼンハワーの時間管理の手法のことをアイゼンハワー・マトリクスと言います。

今回はアイゼンハワー・マトリクスの概要ややり方をご紹介します。

アイゼンハワー・マトリクスとは?

アイゼンハワーマトリクスとは自分の仕事や行動などすべてのタスクを4つに分類していく方法になります。

具体的に言うと、すべてのタスクを重要性の高さや緊急性の高さで判断し4つに分類していくものです。

アイゼンハワーマトリクスの4つの領域
  • 第1領域:重要で緊急のタスク
  • 第2領域:重要だが緊急ではないタスク
  • 第3領域:重要ではないが緊急のタスク
  • 第4領域:重要でも緊急でもないタスク

このように4つに分類することで、上手に時間を管理することができるとされています。

仕事におけるアイゼンハワー・マトリクスについて

ではアイゼンハワー・マトリクスを仕事で活用するにあたってどのように分類すればいいのでしょうか。ここでは実際の方法を説明していきます。

第一領域:重要で緊急の仕事

重要性が高くてさらに緊急の仕事は最優先事項としてやらなければならないことは言うまでもありません。もし仕事などで複数のタスクを抱えているときに、この第1領域に分類されたタスクをまず行う必要があります。

ディレクターや管理職が仕事を割り振っていくなら、自分で行うもの・最も信頼している部下に任せる、その部下にタスクの進捗状況をしっかりチェックする必要があります。

第2領域:重要だが緊急性ではない仕事

重要だけどすぐにやる必要のないタスクももちろんあります。

緊急性が低いため、すぐに始める必要はありませんが、タスクの期限が近付くと緊急性の高いタスクになります。

そのため、タスクをいつからどのように取り掛かるのかしっかり計画する必要があるでしょう。

第3領域:重要ではないが緊急のタスク

重要性は低いが、緊急性の高いタスクは自分で行う必要はありません。ただし、すぐに行う必要がありますので、部下に緊急でやる仕事として割り振る必要があります。

そのため、部下が進捗の報告を進んでやるのはもちろんのこと、管理職はしっかり確認をして、スケジュール通りにできているかを確認する必要があります。

第4領域:重要でも緊急でもない仕事

積極的に取り組まなくていい優先順位の低い仕事が、重要でも緊急でもないタスクです。ただし、取り組むことで、何かしらプラスに働く可能性があります。

しかし、積極的に取り組無必要はないため、手が回らない場合は、行う必要はありません。

プライベートにおけるアイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワーマトリクスはプライベートでも活用することができます。ここではプライベートにおけるアイゼンハワーマトリクスの分類方法をご紹介します。

プライベートにおけるタスク

プライベートでもさまざまなタスクを抱えています。例えばあなたが以下のようなタスクを抱えているとします。

  • 住民税の支払い
  • 生命保険の加入
  • 恋人からのLINE
  • 仕事のメールの返信
  • 読書
  • 部屋の掃除
  • 健康診断の受診
  • 夕食の買い物
  • ブログの更新
  • スマホの契約プラン見直し

これらをアイゼンハワーマトリクスで分類してみましょう。

第1領域:重要で緊急のタスク

  • 仕事のメールの返信
  • 恋人からのLINE

仕事のメールはすぐに返信しないといけませんし、恋人からLINEが来たらこれもすぐに返したほうがいいでしょう。どちらも信頼関係に関わってくるものですので、重要で緊急なものだと言えます。

第2領域:重要だが緊急ではないタスク

  • 住民税の支払い
  • 生命保険の加入
  • 健康診断の受診

これらはどれも重要なものですが、期限が先であることも多く、特に生命保険の場合は余裕があれば入るという人が多いのではないでしょうか。

このようなものはまだ余裕のあるものは緊急性の低いものだと言え、期間内に終えれば大丈夫ですので、スケジュールに合わせて計画しましょう。

第3領域:重要ではないが緊急のタスク

  • 夕食の買い物

夕食の買い物は重要ではありませんが、毎日行うもので、行かないと晩御飯が決められないということもありますので緊急のタスクだと言えます。

第4領域:重要でも緊急でもないタスク

  • 部屋の掃除
  • 読書
  • ブログの更新
  • スマホの契約プランの見直し

これらはどれもしなくても困らないというものです。例えば、スマホの契約プランを見直すのは契約更新月であれば少し緊急性や重要度が増しますが、乗り換えや機種変更などの予定がなければそもそも考えないでしょう。

信頼関係に関わることは重要性・緊急性が高め

人によって分類結果は異なりますが、概ねこのように分類されるでしょう。相手との信頼関係や信用性に関わるタスクはすぐに始めたほうがいいでしょう。

また、税金などの公共料金の支払いは期限が決められていますので、その期限内に済ませればいいので、いつ行うかなどをスケジュールに入れておきましょう。

これらの分類は1度すれば大丈夫というものではないく、時期によって変わってきますので、1ヶ月に1度や3ヶ月に1度見直したほうがいいでしょう。

アイゼンハワー・マトリクスをうまく活用しよう!

アイゼンハワー・マトリクスはビジネスやプライベートに関わらず今抱えているタスクを分類することで、どのタスクから手をつければいいのかはっきり分けることができます。

抱えているタスクが多ければ多いほど、どこから取り組んだらいいのかわからなくなります。

仕事でもプライベートでも抱えている問題をすべて実行・解決することは簡単な事ではありません。しかし、本当に大切なタスクをうまく進めることができていたら、結果的にすべてがうまくいっているということもあります。

まずはあなたが今抱えている問題を書き出してみて、それをアイゼンハワー・マトリクスで分類してみましょう。

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